اخذ رتبه انفورماتیک
اخذ رتبه انفورماتیک؛ شرایط، مدارک، مراحل و نکات مهم
اخذ رتبه انفورماتیک یکی از مهم ترین اقدامات برای شرکت هایی است که در زمینه فناوری اطلاعات، نرم افزار، سخت افزار، شبکه، امنیت اطلاعات، خدمات داده و سایر فعالیت های مرتبط با فناوری فعالیت می کنند و قصد دارند توان فنی و اجرایی خود را به شکل رسمی تر معرفی کنند. رتبه انفورماتیک می تواند برای شرکت هایی که به دنبال حضور در پروژه های فناوری اطلاعات و قراردادهای سازمانی هستند، اهمیت زیادی داشته باشد؛ زیرا ساختار شرکت، نیروی انسانی، سوابق کاری و توان اجرایی مجموعه را در چارچوب مشخصی مورد ارزیابی قرار می دهد.
در فضای رقابتی امروز، فعالیت در حوزه فناوری اطلاعات تنها به داشتن چند نیروی متخصص یا سابقه اجرای پروژه محدود نمی شود. شرکت هایی که قصد توسعه فعالیت خود را دارند، باید ساختار حقوقی و فنی مناسبی ایجاد کنند و سوابق، نیروها و توان اجرایی خود را به صورت منظم مستند کنند. اخذ رتبه انفورماتیک می تواند بخشی از همین مسیر حرفه ای باشد و به شرکت کمک کند با آمادگی بیشتری وارد پروژه های مرتبط با فناوری اطلاعات شود.
رتبه انفورماتیک چیست؟
رتبه انفورماتیک نوعی ارزیابی صلاحیت شرکت های فعال در حوزه فناوری اطلاعات است که با توجه به ضوابط و معیارهای مربوط به این حوزه انجام می شود.
شرکتی که برای دریافت رتبه اقدام می کند، باید بتواند ظرفیت فنی و اجرایی خود را از طریق ساختار شرکت، نیروی انسانی متخصص، سوابق کاری و سایر اطلاعات موردنیاز اثبات کند.
چه شرکت هایی به رتبه انفورماتیک نیاز دارند؟
شرکت های فعال در حوزه فناوری اطلاعات و ارتباطات، نرم افزار، سخت افزار، شبکه و خدمات فناوری می توانند متناسب با زمینه فعالیت خود برای اخذ رتبه اقدام کنند.
زمینه های فعالیت انفورماتیک
حوزه فناوری اطلاعات گسترده است و می تواند بخش هایی مانند موارد زیر را دربرگیرد:
- تولید و ارائه نرم افزار
- خدمات شبکه
- تجهیزات سخت افزاری
- خدمات پشتیبانی فناوری اطلاعات
- امنیت اطلاعات
- خدمات داده و سیستم های اطلاعاتی
- مشاوره فناوری اطلاعات
- پیاده سازی و توسعه سامانه های نرم افزاری
- خدمات مرتبط با زیرساخت فناوری
زمینه فعالیت شرکت را دقیق مشخص کنید
قبل از اقدام، باید مشخص شود شرکت دقیقاً در کدام بخش از حوزه فناوری اطلاعات فعالیت می کند؛ زیرا انتخاب مسیر مناسب باید با توان واقعی مجموعه هماهنگ باشد.
چرا اخذ رتبه انفورماتیک اهمیت دارد؟
در بازار فناوری اطلاعات، اعتبار و توان اجرایی شرکت اهمیت زیادی دارد. بسیاری از سازمان ها و کارفرمایان هنگام انتخاب پیمانکار یا مجری پروژه، به سوابق، توان فنی و صلاحیت شرکت توجه می کنند.
افزایش اعتبار حرفه ای شرکت
داشتن رتبه مناسب می تواند بخشی از ساختار حرفه ای شرکت را نشان دهد و جایگاه آن را در بازار فناوری اطلاعات تقویت کند.
تقویت رزومه شرکت
شرکتی که دارای رتبه انفورماتیک، نیروهای متخصص و سوابق اجرایی قابل استناد باشد، می تواند رزومه حرفه ای تری ارائه کند.
آمادگی برای پروژه های فناوری اطلاعات
رتبه بندی می تواند بخشی از مسیر آماده سازی شرکت برای حضور در پروژه های سازمانی و فناوری باشد.
رتبه جایگزین توان واقعی شرکت نیست
رتبه به تنهایی موفقیت یک شرکت را تضمین نمی کند. کیفیت خدمات، تجربه، تخصص نیروها، رضایت مشتریان و توان اجرای پروژه نیز اهمیت بسیار زیادی دارند.
شرایط اخذ رتبه انفورماتیک
شرایط دریافت رتبه با توجه به وضعیت شرکت و زمینه فعالیت آن باید بررسی شود، اما چند عامل در آماده سازی پرونده اهمیت ویژه ای دارند.
وضعیت ثبتی شرکت
شرکت باید دارای ساختار ثبتی مشخص باشد و اطلاعات آن مطابق آخرین وضعیت رسمی مجموعه تنظیم شود.
موضوع فعالیت
موضوع فعالیت شرکت باید با زمینه ای که برای رتبه انفورماتیک انتخاب می شود تناسب داشته باشد.
نیروی انسانی متخصص
وجود کارشناسان و نیروهای متخصص حوزه فناوری اطلاعات از بخش های مهم ساختار شرکت است.
سوابق اجرایی
پروژه های انجام شده شرکت در حوزه فناوری اطلاعات می توانند بخش مهمی از سابقه حرفه ای مجموعه را تشکیل دهند.
توان مالی و اجرایی
شرکت باید متناسب با حوزه فعالیت خود، ساختار و ظرفیت لازم برای اجرای پروژه ها را داشته باشد.
شرایط شرکت باید قبل از تشکیل پرونده ارزیابی شود
اقدام بدون بررسی اولیه می تواند باعث انتخاب مسیر اشتباه یا ایجاد نقص در پرونده شود.
موضوع فعالیت شرکت و رتبه انفورماتیک
یکی از اولین مواردی که باید بررسی شود، موضوع فعالیت شرکت است.
موضوع فعالیت باید با فناوری اطلاعات مرتبط باشد
اگر شرکت قصد فعالیت تخصصی در حوزه نرم افزار، شبکه یا سایر خدمات فناوری را دارد، موضوع فعالیت آن باید امکان انجام این خدمات را پوشش دهد.
آخرین تغییرات شرکت را بررسی کنید
اگر شرکت در طول فعالیت خود تغییراتی در موضوع فعالیت یا ساختار مدیریتی داشته است، آخرین وضعیت باید مبنای آماده سازی پرونده قرار گیرد.
موضوع فعالیت را با عملکرد واقعی شرکت تطبیق دهید
فعالیت واقعی مجموعه باید با حوزه ای که برای رتبه بندی انتخاب می شود همخوانی داشته باشد.
قبل از اقدام، اسناد ثبتی را کنترل کنید
بررسی اساسنامه، موضوع فعالیت و آخرین تغییرات شرکت می تواند از بروز بسیاری از مشکلات در ادامه فرآیند جلوگیری کند.
نقش نیروی انسانی در اخذ رتبه انفورماتیک
یکی از مهم ترین دارایی های شرکت های فناوری اطلاعات، نیروی انسانی متخصص است. بدون تیم فنی توانمند، حتی داشتن تجهیزات و سرمایه مناسب نیز نمی تواند تضمین کننده اجرای موفق پروژههای فناوری باشد.
کارشناسان نرم افزار
شرکت های فعال در تولید یا توسعه نرم افزار به نیروهایی با دانش برنامه نویسی، تحلیل، طراحی و توسعه سیستم نیاز دارند.
متخصصان شبکه
در شرکت های فعال در حوزه زیرساخت و شبکه، نیروهای متخصص شبکه و زیرساخت اهمیت زیادی دارند.
کارشناسان امنیت
پروژه های مرتبط با امنیت اطلاعات نیازمند نیروهای آشنا با مفاهیم و فناوری های امنیتی هستند.
مدیران پروژه و کارشناسان فنی
هماهنگی تیم، کنترل زمان بندی و مدیریت پروژه نیز به نیروهای باتجربه نیاز دارد.
تعداد نیرو به تنهایی معیار مناسبی نیست
مهمترین مسئله، تناسب تخصص، تجربه و سوابق نیروها با زمینه فعالیت شرکت است.
سوابق اجرایی در اخذ رتبه انفورماتیک
سابقه اجرای پروژه های مرتبط می تواند نقش مهمی در معرفی توان شرکت داشته باشد.
پروژه های فناوری اطلاعات را شناسایی کنید
تمام پروژه های نرم افزاری، شبکه، سخت افزار، پشتیبانی و سایر خدمات فناوری باید بررسی و دسته بندی شوند.
مسئولیت شرکت در پروژه را مشخص کنید
باید مشخص باشد شرکت در هر پروژه چه خدماتی ارائه کرده و چه بخش هایی را بر عهده داشته است.
مستندات پروژه ها را نگهداری کنید
قراردادها، گواهی های انجام کار، گزارش ها و سایر اسناد مرتبط باید به شکل منظم نگهداری شوند.
رزومه قوی از پروژه های مستند ساخته میشود
صرف ادعای اجرای پروژه کافی نیست. هرچه سوابق شرکت منظم تر و قابل استناد تر باشند، استفاده از آن ها در فرآیندهای حرفه ای ساده تر خواهد بود.
مدارک مورد نیاز برای اخذ رتبه انفورماتیک
مدارک دقیق موردنیاز باید بر اساس شرایط شرکت و فرآیند مربوطه بررسی شود، اما معمولاً آماده سازی پرونده از چند گروه اصلی تشکیل می شود.
مدارک ثبتی شرکت
اسناد ثبت شرکت، اساسنامه و آخرین تغییرات باید آماده و بررسی شوند.
مدارک مدیران
اطلاعات مدیرعامل و اعضای هیئت مدیره باید با آخرین وضعیت رسمی شرکت مطابقت داشته باشد.
مدارک نیروهای متخصص
مدارک تحصیلی و سوابق کاری کارشناسان باید جمع آوری و دسته بندی شوند.
مستندات پروژه ها
قراردادها و سایر مدارک مربوط به پروژه های فناوری اطلاعات باید آماده باشند.
اطلاعات مالی و اجرایی
در صورت نیاز، اطلاعات مربوط به توان مالی و اجرایی شرکت نیز باید طبق الزامات فرآیند آماده شود.
مدارک را دقیقه نودی آماده نکنید
بهترین روش این است که شرکت از همان ابتدای فعالیت، یک آرشیو منظم برای مدارک شرکت، نیروها و پروژه ها ایجاد کند.
اهمیت مستندسازی پروژه های فناوری اطلاعات
در شرکت های انفورماتیکی، پروژه ها معمولاً طیف گسترده ای دارند و اگر اطلاعات آن ها به درستی ثبت نشود، بخشی از سوابق ارزشمند شرکت از بین می رود.
برای هر پروژه پرونده جداگانه ایجاد کنید
نام پروژه، کارفرما، موضوع قرارداد، مدت اجرا و مسئولیت شرکت را ثبت کنید.
قراردادها را نگهداری کنید
نسخه قرارداد و اسناد تکمیلی باید در پرونده پروژه قرار داشته باشند.
خروجی پروژه را ثبت کنید
محصول، سامانه، زیرساخت یا خدمات ارائه شده را در پرونده پروژه مشخص کنید.
آرشیو دیجیتال ایجاد کنید
نگهداری نسخه دیجیتال اسناد مهم باعث می شود دسترسی به سوابق شرکت سریع تر و مطمئن تر باشد.
اشتباهات رایج هنگام اخذ رتبه انفورماتیک
انتخاب زمینه فعالیت بدون بررسی
شرکت باید حوزه ای را انتخاب کند که با توان فنی و سوابق واقعی آن هماهنگ باشد.
بی توجهی به نیروی انسانی
یکی از مهم ترین نقاط ضعف شرکت های فناوری می تواند نبود ساختار مناسب نیروی متخصص باشد.
مستندسازی نکردن پروژه ها
پروژه ای که مدارک مناسبی ندارد، در زمان تهیه پرونده یا رزومه ارزش کمتری خواهد داشت.
استفاده از مدارک قدیمی
اطلاعات مدیران، شرکت و نیروها باید مطابق آخرین وضعیت باشد.
پرونده رتبه بندی باید تصویر واقعی شرکت باشد
هدف از آماده سازی پرونده، ارائه اطلاعات واقعی و منظم درباره توان مجموعه است؛ نه صرفاً جمع آوری تعداد زیادی مدرک.
مراحل اخذ رتبه انفورماتیک
فرآیند اخذ رتبه انفورماتیک زمانی با نظم بیشتری انجام می شود که شرکت قبل از شروع درخواست، شرایط ثبتی، زمینه فعالیت، نیروی انسانی و سوابق اجرایی خود را بررسی کرده باشد. هدف از این بررسی، آماده سازی پرونده ای منظم و هماهنگ با وضعیت واقعی شرکت است.
مرحله اول؛ ارزیابی وضعیت فعلی شرکت
در اولین مرحله باید وضعیت شرکت به صورت کامل بررسی شود.
مواردی که باید بررسی شوند
- وضعیت ثبتی شرکت
- موضوع فعالیت
- آخرین تغییرات شرکت
- مدیرعامل و اعضای هیئت مدیره
- نیروهای متخصص
- مدارک تحصیلی و سوابق کاری
- پروژه های انجام شده
- قراردادها و مستندات اجرایی
- امکانات و ظرفیت های فنی شرکت
این ارزیابی مشخص می کند شرکت در چه وضعیتی قرار دارد و برای تشکیل پرونده چه اقداماتی باید انجام شود.
مرحله دوم؛ تعیین زمینه فعالیت انفورماتیکی
شرکت باید مشخص کند در کدام بخش از فناوری اطلاعات فعالیت می کند.
برای مثال ممکن است فعالیت اصلی شرکت در زمینه نرم افزار، شبکه، سخت افزار، پشتیبانی، امنیت، خدمات داده یا سایر حوزه های فناوری باشد.
انتخاب زمینه باید بر اساس توان واقعی شرکت باشد
انتخاب یک حوزه صرفاً به دلیل جذابیت بازار، بدون داشتن نیروی متخصص و سابقه مرتبط، تصمیم مناسبی نیست.
مرحله سوم؛ بررسی شرایط رتبه بندی
پس از مشخص شدن زمینه فعالیت، شرایط و الزامات مربوط به رتبه موردنظر بررسی می شود.
در این مرحله باید مشخص شود چه مدارکی، چه سوابقی و چه ساختاری برای ادامه فرآیند موردنیاز است.
مرحله چهارم؛ آماده سازی مدارک
تمام مدارک شرکت، مدیران، نیروهای فنی و پروژه ها باید جمع آوری و دسته بندی شوند.
مرحله پنجم؛ کنترل اطلاعات
اطلاعات موجود در مدارک مختلف باید با یکدیگر تطبیق داده شوند تا مغایرتی در پرونده وجود نداشته باشد.
مرحله ششم؛ تشکیل پرونده و ثبت درخواست
پس از تکمیل مدارک و بررسی شرایط، فرآیند تشکیل پرونده و ثبت درخواست انجام می شود.
مرحله هفتم؛ پیگیری و رفع نقص
در صورت وجود نقص یا درخواست اصلاح اطلاعات، موارد اعلام شده باید بررسی و در زمان مناسب برطرف شوند.
پیگیری مستمر را جدی بگیرید
بعد از ثبت درخواست، پرونده نباید بدون پیگیری رها شود. بررسی وضعیت پرونده کمک می کند ایرادات احتمالی سریع تر برطرف شوند.
بررسی زمینه های مختلف فعالیت انفورماتیکی
حوزه فناوری اطلاعات بسیار گسترده است و شرکت ها باید حوزه ای را انتخاب کنند که بیشترین هماهنگی را با توان خود داشته باشد.
فعالیت های نرم افزاری
شرکت هایی که در زمینه طراحی، تولید، توسعه و پشتیبانی نرم افزار فعالیت می کنند، باید توان فنی خود را از طریق نیروها و سوابق پروژه های نرم افزاری نشان دهند.
فعالیت های سخت افزاری
شرکت های فعال در زمینه تجهیزات و خدمات سخت افزاری باید ظرفیت تأمین، اجرا و پشتیبانی خدمات موردنظر را داشته باشند.
خدمات شبکه و زیرساخت
راه اندازی، توسعه و پشتیبانی شبکه به نیروهای متخصص و تجربه اجرایی نیاز دارد.
امنیت فناوری اطلاعات
شرکت های فعال در حوزه امنیت باید از نیروهایی با تخصص مناسب و سوابق مرتبط برخوردار باشند.
زمینه فعالیت باید قابل دفاع باشد
اگر زمینه ای برای رتبه بندی انتخاب می شود، شرکت باید بتواند توان فنی و اجرایی خود را در همان حوزه با مدارک و سوابق مناسب اثبات کند.
نقش مدیرعامل و اعضای هیئت مدیره
ساختار مدیریتی شرکت یکی از بخش هایی است که هنگام آماده سازی پرونده باید به آن توجه شود.
بررسی آخرین وضعیت مدیران
اطلاعات مدیرعامل و اعضای هیئت مدیره باید مطابق آخرین تغییرات رسمی شرکت باشد.
کنترل مدارک شناسایی و ثبتی
مدارک مدیریتی باید با اطلاعات موجود در اسناد شرکت مطابقت داشته باشند.
بررسی تغییرات مدیریتی
اگر مدیرعامل یا اعضای هیئت مدیره تغییر کرده اند، پرونده باید بر اساس وضعیت جدید آماده شود.
از مدارک مربوط به مدیران قبلی استفاده نکنید
یکی از اشتباهات رایج، استفاده از اطلاعاتی است که دیگر با وضعیت رسمی شرکت مطابقت ندارند.
نقش کارشناسان و نیروهای متخصص در رتبه انفورماتیک
در شرکت های فناوری اطلاعات، نیروی انسانی یکی از اصلی ترین عوامل ایجاد ظرفیت فنی است.
تخصص نیروها اهمیت دارد
مدرک تحصیلی، سابقه کاری و زمینه تخصصی نیروها باید با فعالیت شرکت هماهنگ باشد.
سابقه کاری کارشناسان را بررسی کنید
سوابق کاری نیروهای کلیدی باید به صورت منظم ثبت و نگهداری شود.
نیروهای کلیدی را شناسایی کنید
شرکت باید بداند کدام کارشناسان بخش اصلی توان فنی آن را تشکیل می دهند.
تغییر نیروی انسانی را مدیریت کنید
اگر یک نیروی متخصص از شرکت خارج شود، باید وضعیت ساختار فنی مجموعه دوباره ارزیابی شود تا ظرفیت شرکت دچار مشکل نشود.
چگونه سوابق پروژه های انفورماتیکی را آماده کنیم؟
سوابق اجرایی یکی از مهم ترین بخش های رزومه شرکت است.
پروژه های نرم افزاری
نام پروژه، نوع نرم افزار، خدمات انجام شده و نقش شرکت باید ثبت شود.
پروژه های شبکه
اطلاعات مربوط به طراحی، اجرا، توسعه یا پشتیبانی شبکه باید مستند شود.
پروژه های سخت افزاری
تأمین تجهیزات، نصب، راه اندازی و خدمات پشتیبانی باید در پرونده پروژه ثبت شود.
پروژه های امنیتی
نوع خدمات امنیتی و مسئولیت شرکت در پروژه باید مشخص باشد.
برای هر پروژه یک پرونده کامل داشته باشید
بهتر است اطلاعات پروژه، قرارداد، اسناد تحویل و سایر مستندات مرتبط در یک پرونده واحد نگهداری شوند.
اهمیت قراردادها در پرونده شرکت
قراردادها می توانند بخش مهمی از مستندات فعالیت شرکت باشند.
اطلاعات اصلی قرارداد را ثبت کنید
نام کارفرما، موضوع قرارداد، تاریخ شروع و پایان و نوع خدمات شرکت باید مشخص باشد.
نسخه کامل قرارداد را نگهداری کنید
بهتر است نسخه کامل قرارداد و الحاقیه های احتمالی در آرشیو شرکت نگهداری شوند.
اسناد تکمیل پروژه را حفظ کنید
در صورت وجود گواهی انجام کار، صورت جلسه تحویل یا اسناد مشابه، آن ها نیز باید در پرونده پروژه قرار بگیرند.
مستندات پروژه را همزمان با اجرای آن جمع آوری کنید
جمع آوری مدارک چند سال بعد از پایان پروژه می تواند بسیار دشوارتر باشد.
چگونه پرونده انفورماتیک را منظم کنیم؟
یک پرونده منظم باعث می شود آماده سازی اطلاعات برای رتبه بندی و سایر فرآیند های اداری ساده تر شود.
پوشه مدارک ثبتی
تمام اسناد شرکت و آخرین تغییرات در یک بخش نگهداری شوند.
پوشه نیروهای متخصص
برای هر نیروی کلیدی یک پرونده جداگانه شامل مدارک تحصیلی و سوابق کاری ایجاد شود.
پوشه پروژه ها
هر پروژه یک پوشه مستقل داشته باشد.
پوشه قراردادها
قراردادها و اسناد مرتبط با آن ها دسته بندی شوند.
آرشیو دیجیتال را جدی بگیرید
نسخه دیجیتال مدارک مهم باید در محل امن نگهداری شود تا در صورت نیاز به سرعت قابل دسترسی باشد.
اشتباهات مهم در آماده سازی پرونده رتبه انفورماتیک
بی توجهی به مغایرت اطلاعات
اطلاعات متفاوت در مدارک مختلف می تواند باعث ایجاد مشکل در روند بررسی شود.
ارائه سوابق نامرتبط
هر سابقه ای لزوماً برای معرفی توان انفورماتیکی شرکت مناسب نیست.
ضعف در مستندسازی پروژه ها
نداشتن قرارداد یا مستندات مناسب می تواند استفاده از سوابق اجرایی را دشوار کند.
توجه نکردن به وضعیت نیروها
اطلاعات نیروهای شرکت باید مطابق وضعیت واقعی و فعلی مجموعه باشد.
انتخاب حوزه نامتناسب
اگر شرکت در یک زمینه تجربه کافی ندارد، انتخاب آن صرفاً با هدف دریافت رتبه می تواند در آینده مشکل ساز شود.
پرونده حرفه ای یعنی اطلاعات دقیق و قابل استناد
تعداد زیاد مدارک به تنهایی نشانه یک پرونده قوی نیست. مهم این است که اطلاعات صحیح، مرتبط، منظم و قابل بررسی باشند.
هزینه اخذ رتبه انفورماتیک
هزینه دریافت رتبه انفورماتیک برای تمام شرکت ها یکسان نیست و نمی توان بدون بررسی وضعیت مجموعه، مبلغ مشخصی را برای همه شرکت ها اعلام کرد.
عوامل مؤثر بر هزینه
- وضعیت مدارک شرکت
- زمینه فعالیت
- وضعیت نیروی انسانی
- سوابق اجرایی
- نیاز به اصلاح مدارک
- خدمات مشاوره و پیگیری
- شرایط پرونده شرکت
چرا ابتدا باید پرونده بررسی شود؟
ممکن است یک شرکت تمام مدارک موردنیاز را آماده داشته باشد، در حالی که شرکت دیگری نیاز به تکمیل یا اصلاح بخش هایی از پرونده داشته باشد.
برآورد هزینه باید متناسب با پرونده واقعی باشد
اعلام قیمت بدون بررسی شرایط شرکت می تواند باعث ایجاد تصور اشتباه درباره هزینه نهایی شود.
مدت زمان اخذ رتبه انفورماتیک
مدت زمان فرآیند نیز به وضعیت پرونده و روند بررسی آن بستگی دارد.
کامل بودن مدارک
مدارک کامل و منظم می توانند احتمال ایجاد تأخیر ناشی از نقص پرونده را کاهش دهند.
سرعت رفع نقص
اگر ایرادی در پرونده اعلام شود، سرعت اصلاح و تکمیل آن می تواند بر زمان کلی فرآیند اثرگذار باشد.
وضعیت شرکت
شرکتی که ساختار ثبتی، نیروها و سوابق آن از قبل منظم شده است، معمولاً آمادگی بیشتری برای شروع فرآیند دارد.
برای زمان بندی دقیق باید پرونده بررسی شود
نمی توان بدون اطلاع از وضعیت شرکت، زمان قطعی و یکسانی برای همه متقاضیان تعیین کرد.
چگونه احتمال نقص پرونده را کاهش دهیم؟
مدارک را پیش از ثبت درخواست بررسی کنید
تمام اسناد باید از نظر اعتبار و هماهنگی اطلاعات کنترل شوند.
اطلاعات نیروها را به روز کنید
مدارک و سوابق کارشناسان باید مطابق وضعیت فعلی شرکت باشند.
پروژه ها را مستند کنید
برای هر پروژه، قرارداد و اسناد مرتبط را از ابتدا نگهداری کنید.
زمینه فعالیت را با دقت انتخاب کنید
حوزه انتخاب شده باید با توان فنی و سوابق شرکت هماهنگ باشد.
یک کنترل نهایی قبل از تشکیل پرونده انجام دهید
بازبینی نهایی مدارک می تواند بسیاری از خطاهای قابل پیشگیری را قبل از ورود پرونده به فرآیند اصلی شناسایی کند.
مزایای اخذ رتبه انفورماتیک برای شرکت ها
اخذ رتبه انفورماتیک می تواند برای شرکت های فعال در حوزه فناوری اطلاعات، علاوه بر ایجاد یک چارچوب مشخص برای معرفی توان فنی، در مسیر توسعه فعالیت های تجاری و حضور در پروژه های سازمانی نیز اهمیت داشته باشد. البته میزان بهره مندی شرکت از این رتبه به حوزه فعالیت، سابقه، توان فنی و نوع پروژه هایی که هدف قرار داده است بستگی دارد.
افزایش اعتبار شرکت در بازار فناوری اطلاعات
شرکتی که دارای رتبه انفورماتیک است، می تواند ساختار و توان تخصصی خود را حرفه ای تر به مشتریان و کارفرمایان معرفی کند.
تقویت رزومه در پروژه های سازمانی
برای شرکت هایی که هدف آن ها فعالیت در پروژه های بزرگ تر و سازمانی است، داشتن سوابق و صلاحیت های مرتبط می تواند بخشی از رزومه حرفه ای مجموعه باشد.
ایجاد مسیر مناسب برای توسعه فعالیت
رتبه بندی می تواند شرکت را به سمت منظم تر کردن ساختار فنی، منابع انسانی و مستندات پروژه ها هدایت کند.
رتبه را بخشی از استراتژی توسعه شرکت بدانید
بهتر است شرکت صرفاً برای دریافت یک مدرک اقدام نکند؛ بلکه از فرآیند رتبه بندی به عنوان فرصتی برای تقویت ساختار واقعی کسب و کار خود استفاده کند.
ارتقای رتبه انفورماتیک
پس از دریافت رتبه، شرکت هایی که فعالیت خود را توسعه داده اند ممکن است در آینده به دنبال ارتقای رتبه خود باشند. ارتقا باید متناسب با شرایط و الزامات مربوط به رتبه بندی و وضعیت واقعی شرکت انجام شود.
افزایش سابقه پروژه ها
اجرای پروژه های جدید و مرتبط می تواند به تقویت سابقه حرفه ای شرکت کمک کند.
توسعه تیم تخصصی
با افزایش پروژه ها، شرکت نیز باید ظرفیت نیروی انسانی خود را افزایش دهد.
تقویت ساختار اجرایی
وجود مدیران پروژه، کارشناسان فنی و فرآیندهای منظم داخلی باعث می شود شرکت برای پروژه های بزرگ تر آمادگی بیشتری داشته باشد.
افزایش توان فنی
به روزرسانی دانش و استفاده از فناوری های جدید می تواند ظرفیت واقعی شرکت را افزایش دهد.
ارتقا باید بر پایه رشد واقعی باشد
صرفاً تلاش برای افزایش رتبه بدون توسعه منابع انسانی، پروژه ها و ظرفیت اجرایی، نمی تواند به رشد پایدار شرکت منجر شود.
تمدید رتبه انفورماتیک
شرکت ها باید اعتبار رتبه خود را پیگیری کنند و در صورت نیاز، فرآیند تمدید را پیش از پایان اعتبار آغاز کنند.
مدارک شرکت را قبل از تمدید بررسی کنید
تمام اطلاعات ثبتی و مدیریتی باید با آخرین وضعیت شرکت مطابقت داشته باشد.
سوابق جدید را به پرونده اضافه کنید
پروژه هایی که بعد از دریافت رتبه انجام شده اند باید به شکل منظم مستند شوند.
وضعیت نیروهای متخصص را بررسی کنید
اگر اعضای تیم فنی تغییر کرده اند، اطلاعات نیروهای جدید باید بررسی و به روزرسانی شود.
تمدید را به روزهای پایانی موکول نکنید
اگر در پرونده شرکت نقصی وجود داشته باشد، شروع زودتر فرآیند فرصت بیشتری برای اصلاح و تکمیل مدارک فراهم می کند.
بعد از دریافت رتبه انفورماتیک چه اقداماتی انجام دهیم؟
دریافت رتبه پایان مسیر نیست. شرکت باید از این مرحله به بعد نیز ساختار خود را حفظ و تقویت کند.
سوابق پروژه ها را مستند سازی کنید
هر پروژه جدید باید از همان زمان عقد قرارداد دارای پرونده مشخص باشد.
مدارک نیروهای جدید را آرشیو کنید
برای کارشناسان جدید، مدارک تحصیلی و سوابق کاری باید در پرونده منابع انسانی ثبت شود.
تغییرات شرکت را پیگیری کنید
هرگونه تغییر در مدیران، موضوع فعالیت یا سایر اطلاعات ثبتی باید به موقع بررسی شود.
اعتبار رتبه را کنترل کنید
تاریخ اعتبار رتبه باید در برنامه مدیریتی شرکت ثبت شود.
یک مسئول برای مدیریت مدارک تعیین کنید
اگر نگهداری مدارک به شکل مشخص به یک فرد یا واحد سپرده شود، احتمال گم شدن یا فراموش شدن اطلاعات مهم کاهش پیدا می کند.
نقش سوابق پروژه در آینده شرکت
پروژه هایی که امروز برای شرکت صرفاً یک قرارداد اجرایی هستند، می توانند در آینده به یکی از مهم ترین دارایی های اطلاعاتی مجموعه تبدیل شوند.
پروژه ها را دسته بندی کنید
پروژه های نرم افزاری، شبکه، امنیت، سخت افزار و سایر خدمات فناوری را جداگانه آرشیو کنید.
اطلاعات کارفرما را ثبت کنید
نام کارفرما، موضوع قرارداد و مدت اجرای پروژه باید در پرونده ثبت شود.
خدمات ارائه شده را مشخص کنید
باید مشخص باشد شرکت دقیقاً چه خدماتی را در پروژه ارائه داده است.
از همان ابتدای قرارداد مستندسازی کنید
اگر جمع آوری مدارک به پایان پروژه موکول شود، احتمال از دست رفتن بخشی از اطلاعات افزایش پیدا می کند.
نکات مهم برای شرکت هایی که قصد اخذ رتبه انفورماتیک دارند
اول ساختار شرکت را بررسی کنید
قبل از هر اقدامی، وضعیت ثبتی و مدیریتی شرکت را مشخص کنید.
زمینه فعالیت را با دقت انتخاب کنید
حوزه ای را انتخاب کنید که شرکت در آن تجربه و توان فنی واقعی دارد.
تیم فنی را تقویت کنید
کارشناسان متخصص یکی از مهم ترین عوامل موفقیت شرکت های فناوری اطلاعات هستند.
سوابق را مستند کنید
هر پروژه باید دارای مدارک و اطلاعات قابل ارائه باشد.
مدارک را به روز نگه دارید
اطلاعات قدیمی می تواند باعث ایجاد مغایرت در پرونده شود.
از اقدام عجولانه خودداری کنید
اگر شرکت ابتدا وضعیت خود را بررسی کند، می تواند با شناخت بیشتری وارد فرآیند اخذ رتبه شود.
اشتباهاتی که می توانند مسیر اخذ رتبه انفورماتیک را دشوار کنند
نداشتن برنامه برای منابع انسانی
شرکت فناوری اطلاعات بدون نیروی متخصص، ظرفیت محدودی برای توسعه فعالیت خواهد داشت.
انتخاب زمینه نامتناسب با سابقه شرکت
اگر حوزه انتخاب شده با پروژه های قبلی و توان فنی مجموعه هماهنگ نباشد، آماده سازی پرونده دشوارتر می شود.
بی توجهی به مدارک پروژه ها
حتی پروژه های موفق نیز اگر مستندات کافی نداشته باشند، استفاده از آن ها در فرآیندهای حرفه ای دشوار خواهد بود.
تکیه صرف بر رتبه
رتبه می تواند اعتبار شرکت را تقویت کند، اما جایگزین کیفیت خدمات، رضایت مشتری و تخصص واقعی مجموعه نیست.
هدف اصلی باید توسعه توان شرکت باشد
شرکت هایی که هم زمان با رتبه بندی روی نیروی انسانی، فناوری، مدیریت پروژه و رضایت مشتری سرمایه گذاری می کنند، ظرفیت بیشتری برای رشد پایدار خواهند داشت.
سؤالات متداول
اخذ رتبه انفورماتیک برای چه شرکت هایی مناسب است؟
شرکت هایی که در زمینه فناوری اطلاعات و حوزه های مرتبط مانند نرم افزار، سخت افزار، شبکه، زیرساخت، امنیت و خدمات فناوری فعالیت می کنند، می توانند متناسب با زمینه فعالیت خود شرایط دریافت رتبه را بررسی کنند.
مهم ترین عامل در اخذ رتبه انفورماتیک چیست؟
نمی توان یک عامل را به عنوان تنها معیار تعیینک ننده معرفی کرد. وضعیت شرکت، نیروی انسانی متخصص، سوابق اجرایی، زمینه فعالیت و مدارک مجموعه در کنار یکدیگر اهمیت دارند.
آیا شرکت تازه تأسیس هم می تواند برای رتبه انفورماتیک اقدام کند؟
شرکت های تازه تأسیس نیز می توانند شرایط خود را بررسی کنند؛ اما وضعیت نیروهای متخصص، سوابق و سایر الزامات باید مطابق ضوابط فرآیند موردنظر ارزیابی شود.
آیا داشتن نیروی متخصص در اخذ رتبه اهمیت دارد؟
بله. نیروی انسانی متخصص یکی از مهم ترین بخش های توان فنی یک شرکت انفورماتیکی محسوب می شود و باید متناسب با زمینه فعالیت مجموعه باشد.
آیا سوابق پروژه های نرم افزاری برای رتبه انفورماتیک اهمیت دارند؟
در صورتی که پروژه ها با حوزه فعالیت موردنظر مرتبط باشند، سوابق اجرایی می توانند در معرفی توان شرکت نقش داشته باشند. مستند بودن این پروژه ها نیز اهمیت زیادی دارد.
هزینه اخذ رتبه انفورماتیک چقدر است؟
هزینه به شرایط شرکت و خدمات موردنیاز بستگی دارد و برای تمام شرکت ها مبلغ یکسانی ندارد. برای برآورد دقیق تر باید وضعیت پرونده، مدارک و حوزه فعالیت بررسی شود.
مدت زمان اخذ رتبه انفورماتیک چقدر است؟
زمان انجام فرآیند به وضعیت پرونده، کامل بودن مدارک و روند بررسی بستگی دارد. بنابراین بهتر است زمان دقیق پس از ارزیابی شرایط شرکت مشخص شود.
آیا بعد از دریافت رتبه امکان ارتقای آن وجود دارد؟
در صورت فراهم بودن شرایط و احراز الزامات مربوطه، شرکت می تواند در آینده موضوع ارتقای رتبه خود را بررسی کند. افزایش سوابق، تقویت نیروی انسانی و توسعه توان اجرایی از اقدامات مهم برای رشد شرکت هستند.
آیا رتبه انفورماتیک نیاز به تمدید دارد؟
در صورت داشتن اعتبار زمانی، شرکت باید اعتبار رتبه را پیگیری کرده و پیش از پایان اعتبار، شرایط تمدید را بررسی کند.
آیا تغییر مدیرعامل یا اعضای هیئت مدیره اهمیت دارد؟
بله. تغییرات مدیریتی باید در وضعیت رسمی شرکت ثبت شده و اطلاعات پرونده نیز بر اساس آخرین وضعیت به روزرسانی شود.
جمع بندی؛ اخذ رتبه انفورماتیک را اصولی شروع کنید
اخذ رتبه انفورماتیک برای شرکت های فعال در حوزه فناوری اطلاعات می تواند یکی از اقدامات مهم در مسیر توسعه و حرفه ای تر شدن مجموعه باشد. با این حال، دریافت رتبه نباید صرفاً به جمع آوری مدارک و ثبت یک درخواست محدود شود.
یک شرکت انفورماتیکی موفق باید هم زمان روی نیروی انسانی متخصص، سوابق اجرایی، ساختار مدیریتی، مستندسازی پروژه ها، توان فنی و توسعه خدمات تمرکز کند.
پیش از شروع فرآیند نیز لازم است وضعیت شرکت به صورت دقیق بررسی شود. موضوع فعالیت، آخرین تغییرات ثبتی، شرایط مدیران، کارشناسان، سوابق پروژه ها و مدارک موجود باید با دقت کنترل شوند.
از طرف دیگر، انتخاب زمینه فعالیت مناسب اهمیت زیادی دارد. شرکتی که در یک حوزه مشخص تجربه و نیروی متخصص دارد، بهتر است مسیر خود را بر اساس همان توان واقعی تنظیم کند و از انتخاب حوزه هایی که پشتوانه اجرایی کافی برای آن ها ندارد، خودداری کند.
در نهایت، رتبه انفورماتیک زمانی بیشترین ارزش را برای شرکت ایجاد می کند که پشت آن توان واقعی، تیم متخصص و سابقه اجرایی قابل اتکا وجود داشته باشد.
قبل از تشکیل پرونده، یک قدم مهم بردارید
اگر قصد اخذ رتبه انفورماتیک دارید، بهتر است قبل از ثبت درخواست، شرایط شرکت از نظر ساختار ثبتی، موضوع فعالیت، نیروهای متخصص، سوابق اجرایی و مدارک موجود بررسی شود.
پرونده قوی از بررسی دقیق شروع می شود
در نیک پارس می توان شرایط شرکت را پیش از شروع فرآیند بررسی کرد تا مشخص شود چه مدارکی آماده است، چه بخش هایی نیاز به اصلاح یا تکمیل دارند و چه مسیری با وضعیت واقعی شرکت هماهنگ تر است.
وقتی مسیر بر اساس شرایط واقعی شرکت انتخاب شود، تصمیم گیری برای اخذ رتبه دقیق تر و کم ریسک تر خواهد بود.
